Culturevent, la société derrière la plateforme digitale de la finale nationale 2021 du concours CGénial

Pour assurer la mise en œuvre de la plateforme digitale de la finale nationale, « Sciences à l’École » et la Fondation CGénial ont fait appel à la société Culturevent. Audrey Barrières, fondatrice de Culturevent, nous explique le challenge qu’a représenté cette finale nationale.

« La Fondation CGénial et « Sciences à l’École » organisent en partenariat depuis plusieurs années le Concours CGénial qui propose aux élèves de Collège et Lycée de France et des Dom-Tom de présenter un projet scientifique sur lequel ils travaillent tout au long de l’année avec leurs professeurs et qu’ils présentent lors de la Finale du Concours CGénial.

Pour cela, les organisateurs avaient besoin de recréer un espace privatisé, avec de nombreuses salles accessibles en même temps, aux configurations et conditions d’accès différentes, permettant aux participants de travailler dans des conditions identiques à celles dont ils avaient l’habitude lors des finales en présentiel.

Afin de répondre à la demande des organisateurs du concours CGénial, j’ai crée un espace digital privé pour la Fondation CGénial et  Sciences à l’École, qui me permettait de créer :
  • 1 page d’inscription sur laquelle l’événement était présenté ainsi que les partenaires, la billetterie ;
  • 1 hall d’accueil qui permettait le jour de l’événement de donner toutes les informations nécessaires aux participants de l’événement afin qu’ils puissent déambuler facilement dans l’espace numérique créé pour le concours ;
  • 26 salles de jury (16 salles de Collège et 10 salles de Lycée) qui permettaient d’organiser des présentations en visio-conférence entre les porteurs de projet des collèges et lycées et les membres du jury. Il était également possible dans ces salles de présenter des documents tels quel des comptes rendus en PDF, des vidéos, des liens hypertexte ou encore des images. Ces salles avaient un accès modéré, ce qui signifie que seules les personnes habilitées pouvaient participer à la visio-conférence mais que l’ensemble des participants à l’événement pouvait entrer dans la salle et regarder en tant que spectateur ce qui s’y passe, sans possibilité d’interaction. Les sessions de ces salles étaient enregistrées.

Captures de la plateforme digitale : accueil, sponsors et partenaires du concours CGénial 

  • 26 salles de délibération privées (16 salles de collège et 10 salles de lycée) où seules les personnes disposant d’un billet spécifique pouvaient accéder. Dans ces salles, les membres du jury délibéraient en visio-conférence. Les sessions de ces salles étaient enregistrées.
  • 2 salles de délibération collective privées (1 pour le jury Collège et 1 pour le jury Lycée) où seuls les membres du jury (environ 50 personnes) pouvaient entrer pour délibérer en visio-conférence et partager un document de notation commun. 
  • 1 salle de pause pour les équipes organisatrices et les enseignants. Cette salle était accessible à condition d’être muni d’un billet organisateur ou enseignant.
  • 1 salle de pause pour les jurys. Cette salle était accessible à condition d’être muni d’un billet jury.
  • 1 salle live permettant de diffuser la e-ceremonie du soir en direct qui pouvait être vue par plus de 1000 personnes connectées simultanément. 
  • 58 stands d’exposition afin que les porteurs de projets puissent présenter durant tout l’événement le fruit de leur travail. Ces stands étaient organisés comme dans un salon professionnel. On pouvait y entrer, consulter les documents, visionner les vidéos et échanger en direct avec les porteurs de projets. On pouvait également y découvrir des informations complémentaires sur le projet et ses porteurs.

Captures de la plateforme digitale :  projets collège et lycée

Captures de la plateforme digitale : extraits du programme des soutenances et présentations des membres du jury

J’ai mis en place un « chat » dans chaque salle ainsi qu’un « chat » général à l’événement ainsi qu’une billetterie gratuite en ligne et en lien avec la plateforme, qui présentait 3 types de tickets. Ces billets étaient programmés pour donner des accès et droits différents sur l’accès aux salles et les interactions possibles entre les participants.
Deux journées de présentation de l’outil et de tests destinés à l’ensemble des participants ont été organisées afin que, le Jour J, les doutes et les craintes soient levés. J’ai assuré la coordination technique le jour J ainsi qu’une permanence pour répondre à toutes les questions que se posaient les participants.
Le dispositif mis en place a permis à 650 personnes de participer à l’événement à distance et mener avec succès une édition 2021 du Concours CGénial ! »
Découvrez, en vidéo, la plateforme digitale de la finale nationale du concours CGénial 2021 :